Pomagamy firmom odzyskać kontrolę nad dokumentacją
Od 2018 roku specjalizujemy się w organizacji przepływu dokumentów w przedsiębiorstwach każdej wielkości. Zaczęliśmy od małego zespołu trójki konsultantów, którzy zauważyli powtarzający się problem w polskich firmach.
Właściciele i menedżerowie tracili godziny szukając dokumentów. Działy nie mogły się porozumieć bo każdy przechowywał pliki inaczej. Kontrole stawały się koszmarem logistycznym.
Dziś pracujemy z ponad 140 firmami w całej Polsce. Od małych biur rachunkowych po średnie przedsiębiorstwa produkcyjne. Każda organizacja jest inna, więc nie narzucamy gotowych szablonów. Analizujemy jak faktycznie przepływają dokumenty i dopiero wtedy projektujemy rozwiązanie.
Nasze wartości
Praktyczność
Nie interesują nas systemy które wyglądają imponująco na papierze ale nikt z nich nie korzysta. Projektujemy rozwiązania które faktycznie ułatwiają pracę.
Transparentność
Mówimy wprost co zadziała a co nie. Jeśli widzimy że firma nie potrzebuje pełnego wdrożenia, proponujemy mniejsze rozwiązanie.
Wsparcie
Wdrożenie to dopiero początek. Pozostajemy w kontakcie i pomagamy gdy pojawiają się pytania lub potrzeba modyfikacji systemu.
Jak pracujemy
Każde wdrożenie zaczyna się od rozmowy. Nie wysyłamy kwestionariuszy ani nie prosimy o wypełnianie formularzy. Przychodzimy do firmy i rozmawiamy z ludźmi którzy faktycznie pracują z dokumentami.
Obserwujemy jak dokumenty faktycznie przepływają między działami. Często okazuje się że rzeczywistość różni się od tego co mówią procedury. Te różnice są kluczowe bo pokazują gdzie system musi być elastyczny.
Dopiero po tej fazie projektujemy rozwiązanie. Nie narzucamy konkretnego oprogramowania. Czasem wystarczy dobrze skonfigurowany system który firma już ma. Czasem potrzeba czegoś dedykowanego.
Wdrożenie robimy etapami. Najpierw jeden dział albo jeden proces. Sprawdzamy czy działa. Zbieramy uwagi. Poprawiamy. Dopiero wtedy przechodzimy dalej. To trwa dłużej ale daje pewność że system faktycznie będzie wykorzystywany.
Po wdrożeniu nie znikamy. Pierwsze trzy miesiące są najtrudniejsze bo ludzie przyzwyczajają się do nowej organizacji pracy. Jesteśmy dostępni na telefon i mail. Często wystarczy krótka rozmowa żeby rozwiązać wątpliwość.
Zespół
Pracuje u nas 12 osób. Wszyscy mają doświadczenie w firmach gdzie widzieli problemy z dokumentacją od środka. Nie jesteśmy teoretykami którzy czytali o zarządzaniu dokumentami w podręcznikach.
Nasz główny konsultant przez 8 lat zarządzał archiwum w firmie logistycznej. Wie jak wygląda praca z tysiącami dokumentów przewozowych gdy trzeba szybko znaleźć konkretną przesyłkę.
Specjalistka od digitalizacji wcześniej pracowała w administracji publicznej. Wie jak zmienić papierowe archiwum w system cyfrowy bez ryzyka utraty dokumentów.
To praktyczne doświadczenie pozwala nam rozumieć problemy klientów bez długich wyjaśnień.